Onde fica: Automações
Uma automação é um fluxo que roda sozinho para cada contato que entra nele. Ele envia mensagens, espera respostas, decide o caminho e mexe no CRM. Um exemplo comum: reativar a base, mandando um WhatsApp e seguindo por caminhos diferentes para quem respondeu e para quem não respondeu. A tela tem três abas: Automações, Modelos e Monitor.
Como o contato entra
Cada automação tem um gatilho, escolhido em Como o contato entra:
| Gatilho | Quando o contato entra |
|---|---|
| Inscrição (lote, agente ou MCP) | Quando alguém inscreve o contato, pela tela Contatos, pelo agente ou pelo MCP |
| Webhook de entrada | Quando outro sistema manda um evento para a URL da automação |
| Tag adicionada | Quando o contato recebe uma tag, por qualquer caminho |
| Entrou em etapa | Quando a oportunidade entra numa etapa do funil |
| Aniversário do contato | Uma vez por ano, pela data de nascimento do contato: no dia, na semana ou no mês do aniversário |
| Lead de portal | Quando chega um lead de portal imobiliário (qualquer portal ou só DF Imóveis), de venda, de aluguel ou dos dois |
No Aniversário do contato, Antecipar (dias) faz o contato entrar antes, até 30 dias. Contato sem data de nascimento não entra.
Criar uma automação
- Clique em Nova automação, dê um nome e escolha como o contato entra.
- Clique em Criar e editar. A automação começa em rascunho: nada roda até você publicar e ativar.
- Monte o fluxo com os passos. Clique num passo para ajustar os detalhes no painel lateral.
- Em Configurações, ajuste o horário de funcionamento, os remetentes, a meta, a reentrada e as saídas (veja abaixo).
- Clique em Salvar. Depois, em Testar (veja a próxima seção).
- Clique em Publicar e depois em Ativar.
| Grupo | Passos |
|---|---|
| Mensagens | Enviar WhatsApp, Enviar no chat, Enviar e-mail, Enviar Instagram |
| Esperas | Esperar um tempo, Esperar resposta, Esperar tag ou etapa, Esperar até uma data, Liberação contínua |
| Decisões | Condição, Decisão por IA |
| CRM | Adicionar tag, Remover tag, Mover de etapa, Criar ou atualizar contato, Criar ou atualizar oportunidade, Distribuir para departamento, Notificar |
| Integração | Chamar API externa |
No Enviar WhatsApp, você escolhe como enviar: Sempre modelo aprovado, Texto na janela, modelo fora dela ou Só texto (dentro da janela). Texto livre só vale dentro da janela de 24 horas do WhatsApp. Em Variáveis do modelo, cada variável usa a ligação salva em Templates ou um dado da automação, como o link do anúncio de um lead de portal. A Decisão por IA lê a conversa e escolhe o caminho mais provável.
O Esperar resposta também conta a mensagem que o contato mandou desde que entrou na automação, mesmo antes de o passo começar a esperar. Num lead de portal, quem clica no WhatsApp do anúncio e escreve na hora segue pelo caminho Respondeu.
O Distribuir para departamento passa o lead a um responsável do departamento sem escalar: ele vira dono do contato, da oportunidade aberta e da conversa e recebe o aviso, e o agente segue atendendo. Num departamento que distribui por código, preencha Código do responsável, por exemplo com o código do imóvel do lead de portal. Lead que já está com alguém do departamento continua com essa pessoa.
A Liberação contínua segura quem chega ao passo e solta os contatos em lotes, por ordem de chegada: em Tamanho do lote você diz quantos seguem de cada vez e em Um lote a cada, o intervalo. A Prévia do cronograma mostra quando sai cada lote. Os lotes respeitam o horário de funcionamento da automação. Use para espalhar um envio grande, por exemplo 20 contatos por dia. Para combinar dois ritmos, como 20 por dia saindo um por minuto, coloque dois passos de liberação seguidos. No teste, o passo não segura o contato.
Quando o contato responde, o agente assume a conversa normalmente. A automação registra a resposta e segue pelo caminho de quem respondeu.
Configurações da automação
| Opção | O que faz |
|---|---|
| Horário de funcionamento | Com Limitar a uma janela ligado, os envios só saem nos dias e horários escolhidos (horário de Brasília). Fora dela, esperam a próxima abertura. Toda automação nova começa com segunda a sexta, das 9h às 18h. Desligado, envia a qualquer hora |
| Remetentes padrão | O número de WhatsApp, o remetente de e-mail e a conta do Instagram. Usar o número da última conversa mantém o número com que o contato já falou |
| Meta | Chegar numa etapa, receber uma tag ou ter a oportunidade ganha. Quem bate a meta sai e conta no relatório |
| Entrar de novo | Não entra de novo, Entra de novo depois de terminar ou Recomeça do início |
| Sair da automação quando | O contato pedir para não receber mensagens, um humano assumir a conversa ou a oportunidade for ganha ou perdida. Cada saída pode ser desligada |
| Liberar ao agente | Deixa o Receptivo (durante a conversa) ou o Estudante (na análise depois da conversa) colocar o contato aqui. Em Quando usar, você escreve em que situação o agente deve usar |
Testar antes de ativar
Em Testar, o rascunho roda com o contato de teste do Teste Go Live. Nada é enviado nem gravado no CRM real. Você escolhe como o contato se comporta em cada espera (Responde ou Não responde, Acontece ou Não acontece) e clica em Rodar teste. As esperas avançam na hora e o caminho aparece em verde no fluxo.
Se o fluxo tem Decisão por IA, em O que a IA decide você escolhe o caminho que quer testar, sem chamar a IA. Com A IA decide de verdade, ela lê a conversa de teste, e cada decisão tem custo.
Colocar contatos numa automação
- Em Contatos, selecione os contatos.
- Nas ações em lote, escolha Inscrever em automação.
- Escolha a automação e o ritmo de entrada.
- Confirme. Os contatos entram no primeiro passo.
Só aparecem automações ativas. O andamento fica em Monitor › Lotes de inscrição.
Webhook de entrada
Com o gatilho Webhook de entrada, clique em Gerar endereço e token e
cadastre o endereço no sistema de origem, enviando o token no cabeçalho
Authorization: Bearer. A tela traz exemplos de envio em cURL, Node, Python
e PHP. Webhooks antigos com outra autenticação continuam valendo, mas não se
configuram mais. Envie um evento de teste: os campos recebidos aparecem em Mapeamento para você
ligar aos dados do contato e da oportunidade.
Em Resposta ao sistema externo, escolha entre Recebido na hora (202, processa em fila) e Esperar e devolver os IDs (200 com contato e oportunidade). Gerar nova URL invalida a atual na hora.
Modelos prontos
A aba Modelos traz fluxos prontos, como a reativação de contatos. Em Usar modelo, a empresa recebe uma automação própria, que pode ser editada depois. Quando o modelo começa por inscrição, você escolhe o público e o ritmo e clica em Instalar e inscrever. Só instalar deixa a automação pausada.
Acompanhar
Na lista, cada automação mostra o status (Ativa, Pausada, Rascunho ou Arquivada), o gatilho, quantos contatos estão no fluxo e as metas atingidas. No editor, cada passo mostra quantos contatos passaram por ele. A ficha do contato mostra em quais automações ele entrou.
A aba Monitor tem Execuções (cada contato em cada automação), Erros (agrupados por passo e motivo, com Tentar de novo), Webhooks recebidos, Operação (mensagens enviadas e falhas de envio dos últimos 7 dias e decisões de IA no mês) e Lotes de inscrição.
Como confirmar
- Rode o teste e confira se o caminho em verde é o esperado.
- Depois de ativar, inscreva um contato seu e confira a mensagem em Conversas.
- No Monitor, confira a execução desse contato e o passo em que ele está.
Erros comuns
- Editar e esquecer de publicar. A automação ativa segue a última versão publicada.
- Procurar a automação ao inscrever contatos. Só automações ativas aparecem em Inscrever em automação.
- Texto livre fora da janela de 24 horas. Use Texto na janela, modelo fora dela para não travar o envio.
- Contar com a automação para parar o follow-up. Entrar numa automação não cancela os follow-ups pendentes do contato.
- Tentar de novo um envio com resultado desconhecido. O contato pode já ter recebido e receber de novo.